Ακολουθεί Video

Κινήσεις -- Πωλήσεων λιανικής / Χονδρικής –/Αγορών -- Νέα εγγραφή

Μόλις επιλέξετε νέα εγγραφή εμφανίζεται μήνυμα για το αν θέλετε εκτύπωση του παραστατικού ή όχι.

Στο πεδίο Παραστατικό, με enter ανοίγει πίνακας με τα υπάρχοντα παραστατικά που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και επιλέγετε αυτό που θέλετε ή πληκρολογείτε απευθείας τον κωδικό του. Έστω για παράδειγμα το παραστατικό 23 ΔΕΛΤΙΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ – ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΣΗΣ.

Ημερομηνία: Εφόσον έχετε επιλέξει εκτύπωση Ναι, στο πεδίο ημερομηνία σας προτείνεται πάντα η τρέχουσα ημερομηνία του υπολογιστή σας. Αν έχετε επιλέξει Όχι, εμφανίζεται η ημερομηνία εργασίας (την οποία δηλώνετε στο αντίστοιχο πεδίο που βρίσκεται στο μενού Γενικές παράμετροι) ώστε να πληκτρολογήσετε όποια ημερομηνία επιθυμείτε.

Η.Β.Κωδ.: Θα έρχεται προσυμπληρωμένο από το αντίστοιχο πεδίο στο αρχείο του παραστατικού αν έχετε ορίσει να ενημερώνη την εφαρμογή Mydata. Είναι επεξεργάσιμο και μέσα από την κίνηση.

Πελάτης (ή Προμηθευτής): Σε αυτό το πεδίο μπορείτε να κάνετε ανεύρεση των πελατών σας με μία κάθετο (/) περιγραφή, με δύο καθέτους (//) κωδικό, με τρεις καθέτους (///) ΑΦΜ και με μία κάθετο λέξη – κλειδί και άλλη μία κάθετο (/λέξη/) σε περίπτωση που δεν θυμάστε ακριβώς πως είναι καταχωρημένος αυτός ο πελάτης. Με την χρήση του ποντικιού σας, κάνοντας κλικ στο βελάκι δεξιά θα εμφανιστεί πίνακας με τους πελάτες (ή προμηθευτές) σας όπου μπορείτε να επιλέξετε με κλικ τον τίτλο οποιασδήποτε στήλης και να γράψετε στο πεδίο Αναζήτηση αυτό που θέλετε. Επίσης, αν θέλετε να ψάξετε με λέξι κλειδί επιλέγετε πάλι όποια πληροφορία θέλετε να αναζητήσετε και στην Αναζήτηση γράφετε αστεράκι (*) και δίνετε μία λέξη που ξέρετε ότι εμπεριέχεται στον τίτλο που έχετε επιλέξει,. Αφού βρείτε αυτόν που θέλετε τον επιλέγετε με enter.

Αν δεν είναι καταχωρημένος ο πελάτης που θέλετε να τιμολογήσετε, μπορείτε αντί να πάτε στο μενού Αρχεία, να τον δημιουργήσετε από αυτό το πεδίο με το πλήκτρο F6 στην επιλογή Εισαγωγή – μεταβολή πελατών ή πατώντας το + που βρίσκεται δίπλα από το πεδίο.

Αμέσως εμφανίζεται η οθόνη εισαγωγής του πελάτη με όλα τα δεδομένα όπως αναλύθηκαν στο μενού Αρχεία -- πελατών -- εισαγωγή και αφού τελειώσετε αποθηκεύετε με F10.

Μετά την επιλογή του πελάτη αν έχετε χρησιμοποιήσει παραστατικό που είναι δελτίο αποστολής ή και δελτίο αποστολής εμφανίζεται το πεδίο Τόπος Προορισμού. Είναι προτεινόμενο «ΕΔΡΑ ΣΑΣ» ή αυτό που έχετε γράψει στο αρχείο του πελάτη. Αν ο προορισμός για αυτό το δελτίο είναι διαφορετικός μπορείτε να τον αλλάξετε προσωρινά.

Επίσης, αφού έχετε επιλέξει τον πελάτη σας, υπάρχει η δυνατότητα με το πλήκτρο F6 πάνω στο πεδίο Πελάτης, να προβάλλετε την καρτέλα του ή να μεταβάλετε κάποιο στοιχείο στο αρχείο του.

Τρ.Πληρ.: Αυτό το πεδίο ενημερώνεται από το ίδιο πεδίο που βρίσκεται στο αρχείο του πελάτη. Αν θέλετε την στιγμή της καταχώρησης της εγγραφής να το αλλάξετε μπορείτε παντώντας το βελάκι δεξιά ή με μια κάθετο(/) να διαλέξετε τον τρόπο πληρωμής που θέλετε από την λίστα που ανοίγει.

Σ/Αρ.Παρ.: Το πρώτο πεδίο αφορά την Σειρά. Το αφήνετε κενό αν κόβετε άνευ σειράς. Διαφορετικά αν έχετε δηλώσει σειρά στο παραστατικό θα σας την φέρει με την επιλογή του παραστατικού. Μπορείτε να το επεξεργαστείτε την στιγμή της καταχώρησης. Στο δεύτερο πεδίο, αν έχετε πει στην ερώτηση για εκτύπωση του παραστατικού Ναι, δεν θα σας αφήσει να γράψετε κάτι καθώς αυτό θα ενημερωθεί αυτόματα κατά την αποθήκευση και εκτύπωση του παραστατικού. Αν δεν εκτυπώσετε εσείς το παραστατικό αλλά καταχωρείτε π.χ. ένα τιμολόγιο αγοράς από το μενού των κινήσεων αγορών, τότε θα σας αφήνει να γράψετε και δίνετε τον αριθμό του τιμολογίου του προμηθευτή σας.

Καθ.ΦΠΑ – Εξαιρ.ΦΠΑ: Το πρώτο πεδίο ενημερώνεται από το ίδιο πεδίο που βρίσκεται στο αρχείο του πελάτη. Αν θέλετε την στιγμή της καταχώρησης της εγγραφής να το αλλάξετε μπορείτε πατώντας το βελάκι δεξιά ή με μια κάθετο(/) να διαλέξετε το καθεστώς ΦΠΑ που θέλετε από την λίστα που ανοίγει. Προσοχή, η αλλαγή θα πρέπει να γίνει πριν περάσετε τα είδη στην κίνηση. Αν επιλέξετε Απαλλαγή θα ξεκλειδώσει το πεδίο Εξαιρ.ΦΠΑ στο οποίο θα πρέπει να διαλέξετε το άρθρο απαλλαγής από την λίστα καθώς είναι υποχρεωτικό αν θέλετε το παραστατικό να διαβιβαστεί στην εφαρμογή Mydata.

Αιτιολογία: Ενημερώνεται αυτόματα από το πεδίο αιτιολογία που βρίσκεται στο μενού ΑρχείαàΠαραστατικών και από την επωνυμία του πελάτη που επιλέξατε προηγουμένως. Σε περίπτωση που θα κάνετε γέφυρα με κάποιο λογιστικό πρόγραμμα της Union, αυτή θα είναι και η αιτιολογία της λογιστικής εγγραφής. Το πεδίο είναι επεξεργάσιμο από τον χρήστη.

Κωδικός: ‘Εχοντας τον κέρσορα στο πεδίο κωδικός, μπορείτε να πληκτρολογήσετε απευθείας τον κωδικό αν τον γνωρίζετε ολόκληρο, ή τον κωδικό barcode αν έχετε δηλώσει barcode στις γενικές παραμέτρους και είναι ενημερωμένο το αντίστοιχο πεδίο στο αρχείο του είδους.  Επίσης, σε αυτή την περίπτωση, γίνεται και η αναζήτηση απ’ ευθείας από την μηχανή ανάγνωσης barcode. Στις υπόλοιπες περιπτώσεις που δεν θυμάστε ολόκληρο τον κωδικό του είδους, μπορείτε να κάνετε ανεύρεση των ειδών της αποθήκης σας είτε από το πληκτρολόγιο με μία κάθετο (/) περιγραφή, δύο καθέτους (//) κωδικό, μία κάθετο και τελεία (/.) βοηθητική περιγραφή, δύο καθέτους και τελεία (//.) βοηθητικός κωδικός, κάθετος (/) λέξη κλειδί και κάθετος (/), είτε με το ποντίκι σας κάνοντας κλικ στο βελάκι δεξιά της στήλης Κωδικός όπου ανοίγει πίνακας με τα είδη και μπορείτε να επιλέξετε με κλικ τον τίτλο οποιασδήποτε στήλης και να γράψετε στο πεδίο Αναζήτηση αυτό που θέλετε. Επίσης, αν θέλετε να ψάξετε με λέξι κλειδί επιλέγετε πάλι όποια πληροφορία θέλετε να αναζητήσετε και στην Αναζήτηση γράφετε αστεράκι (*) και αυτό που θέλετε.

Αν το είδος το οποίο θέλετε να τιμολογήσετε δεν το έχετε ήδη δημιουργήσει από προηγούμενη φορά ή από το μενού Αρχεία – αποθήκης-- εισαγωγή, τότε μπορείτε να το δημιουργήσετε τώρα με την επιλογή F6 και Εισαγωγή Ειδών Αποθήκης ή πατώντας το + που βρίσκεται δίπλα από τον κωδικό.

Περιγραφή: Εμφανίζεται αυτόματα η περιγραφή του είδους όπως είναι καταχωρημένο στην αποθήκη σας. Αν το είδος έχει κατηγορία Είδος-Κείμενο ή Κείμενο τότε έχετε την δυνατότητα να επεξεργαστείτε την περιγραφή στην κίνηση.

Ποσότητα: Πληκτρολογείτε την ποσότητα που θέλετε εφόσον ο τύπος του είδους είναι Κανονικό ή Είδος-Κείμενο. Αν είναι κείμενο τότε δεν μπορείτε να δώσετε ποσότητες.

Τιμή μονάδος: Εμφανίζεται αυτόματα από την τιμή πώλησης ή αγοράς που έχετε ήδη καταχωρημένη στο αρχείο του είδους. Σε διαφορετική περίπτωση μπορείτε να πληκτρολογήσετε την τιμή πώλησης που θέλετε στην δεδομένη στιγμή.

Υπάρχει η δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο p από το πληκτρολόγιό σας, ώστε να ορίσετε Συνολική αξία και η εφαρμογή να υπολογίσει είτε την ποσότητα του είδους (μόνο αν υπάρχει τιμή μονάδας) είτε την τιμή μονάδας (μόνο αν υπάρχει ποσότητα). Ανάλογα με την περίπτωση θα πρέπει ο κέρσορ να βρίσκεται στην αντίστοιχη στήλη της ποσότητας ή της τιμής μονάδος.

Έκπτωση: Αν είχατε επιλέξει σταθερή έκπτωση από την καρτέλα του είδους στο μενού αρχεία, τότε θα εμφανιστεί αυτό το ποσοστό αυτόματα. Αυτόματα σε όλα τα είδη θα έρθει κι αν έχετε συμπληρώσει στο αρχείο του πελάτη έκτπωση στο ανάλογο πεδίο.  Αν επιθυμείτε να δώσετε τώρα μία έκπτωση στο είδος μπορείτε να πληκτρολογήσετε το ποσοστό της έκπτωσης. Αν θέλετε να κάνετε έκπτωση συγκεκριμένο ποσό και όχι ποσοστό επί της καθαρής αξίας, μπορείτε με το πλήκτρο F7 πάνω στην στήλη αυτή, να δώσετε ποσό και το πρόγραμμα αυτόματα θα το μετατρέψει σε ποσοστό.

Καθ. Αξία – Αξία Φπα: Ενημερώνονται αυτόματα σύμφωνα με τα δεδομένα των προηγούμενων στηλών.

Συνεχίζετε στην δεύτερη γραμμή για το επόμενο είδος που θέλετε με τις ίδιες οδηγίες που μόλις αναλύθηκαν.

Αφού τελειώσετε με την καταχώρηση των ειδών, υπάρχει η δυνατότητα με το πλήκτρο F6 -- Ανάλυση Στοιχείων Παραστατικού, να δώσετε πρόσθετες πληροφορίες για το συγκεκριμένο τιμολόγιο.

Αρχεία  --Πελατών Λιανικής / Πελάτων Χονδρικής / Προμηθευτών  --Νέα Εγγραφή 

Συμπληρώνετε τα πεδία της πρώτης σελίδας  είτε πληκτρολογώντας τα είτε κάνοντας  F9=Ανάκτηση Μέσω Taxis αν καταχωρείτε Πελάτη Χονδρικής ή Προμηθευτή .

Προσοχή δίνετε στα παρακάτω πεδία :

Πελάτης: Αν η μορφή του κωδκού ειναι νούμερα δίνοντας = και enter, το πρόγραμμα σας φέρνει αύξουσα αρίθμηση του κωδικού. Αν η μορφή του κωδικού έχει βαθμούς τότε πληκτρολογείτε τους πρώτους βαθμούς και μετά πατάτε = enter (π.χ. με μορφή κωδικού 99.99.9999 θα πληκτρολογούσατε για παράδειγμα 00.00=). Το ίδιο συμβαίνει και όταν είστε στην εισαγωγή πελάτη λιανικής, χονδρικής, προμηθευτή .

Α.Φ.Μ.: Πληκτρολογείτε το ΑΦΜ του πελάτη/προμηθευτή.

Επωνυμία: Πληκτρολογείτε ολόκληρη την επωνυμία του πελάτη σας ή του προμηθευτή σας, ή το ονοματεπώνυμο εφόσον δεν πρόκειται για εταιρία.

Επωνυ.Τιμολ.: Αφού πληκτρολογήσετε την επωνυμία στο προηγούμενο πεδίο, ενημερώνεται αυτόματα και η επωνυμία τιμολογίου όπου μπορείτε να συμπληρώσετε ή να διορθώσετε οτιδήποτε επιθυμείτε ώστε να εκτυπώνεται αυτή ως πλήρη περιγραφή κατά την έκδοση των παραστατικών.

Επάγγελμα: Με μια κάθετο και enter ανοίγει πίνακας με τα καταχωρημένα επαγγέλματα για να επιλέξετε αυτό που θέλετε. Αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα νέο επάγγελμα μπορείτε είτε με το πληκτρολόγιο πατώντας F6 είτε με το ποντίκι κάνοντας κλικ στο + που βρίσκεται δίπλα από το βελάκι. Επίσης μπορείτε να εμπλουτίσετε ή να επεξεργαστείτε τον πίνακα των επαγγελμάτων από το μενού Αρχεία --Πινάκων στον κωδικό 12.

Δ.Ο.Υ.: Επιλέγετε την ΔΟΥ μέσα από τη λίστα ή την πληκτρολογείτε.

Ενεργός ν/ο: Το πρόγραμμα έχει αυτόματα προσυμπληρωμένο Ν, που σημαίνει ότι έχετε συναλλαγές με αυτόν τον πελάτη και θέλετε να εμφανίζεται στις διάφορες εκτυπώσεις. Αν κάποια στιγμή διακόψετε την συνεργασία μαζί του, μπορείτε αντί να τον διαγράψετε (σε χρήση που δεν θα έχει κινήσεις) να βάλετε στο πεδίο αυτό Ο. Με αυτό τον τρόπο, η εφαρμογή δεν θα σας τον προτείνει κατά την τιμολόγηση για την αποφυγή λαθών.

Ομοίως συμπληρώνετε την δεύτερη σελίδα

Τρ. Πληρωμής: Επιλέγετε από τον πίνακα που ανοίγει τον τρόπο πληρωμής. Συνήθως στους πελάτες λιανικής επιλέγετε μετρητοίς για να γίνεται και η ταυτόχρονη εξόφληση του παραστατικού στην καρτέλα του πελάτη, ενώ στους πελάτες χονδρικής επί πιστώσει. Μπορείτε να δημιουργήσετε δικούς σας τρόπους πληρωμής (μέχρι 9 διαφορετικούς τρόπους) από το μενού Αρχεία --πινάκων--εισαγωγή στον κωδικό 01. 

Φ.Π.Α.: Επιλέγετε από την λίστα που ανοίγει σε ποιο καθεστώς ΦΠΑ ανήκει ο συγκεκριμένος πελάτης. Αναλόγως την επιλογή σας η τιμολόγηση του πελάτη θα γίνει με κανονικούς ή μειωμένους συντελεστές ΦΠΑ ή ακόμα και με απαλλαγή ΦΠΑ. Στην περίπτωση Απαλλαγής ΦΠΑ συμπληρώνετε και στο πεδίο Εξαίρεση ΦΠΑ το άρθρο της απαλλαγής καθώς είναι απαραίτητο για την διαβιβαση του παραστατικού στο MyData.

Έκπτωση: Εάν θέλετε σε αυτόν τον πελάτη να γίνεται πάντα μία συγκεκριμένη έκπτωση ανεξάρτητα από τα είδη που αγοράζει, πληκτρολογείτε το ποσοστό της έκπτωσης.

Τα υπόλοιπα πεδία στα στοιχεία επιχείρησης συμπληρώνονται προεραιτικά.

Αποθηκέυετε με Καταχώρηση  F10 

Αυτή η εργασία γίνεται αφού έχετε πρώτα ανοίξει νέα χρήση και θέλετε να μεταφέρετε τα υπόλοιπα από την προηγούμενη χρήση στην τρέχουσα. Πριν ξεκινήσετε την μεταφορά υπολοίπων, θα πρέπει να δηλώστε τον τρόπο που υπολογίζετε την αποτίμηση των ειδών σας.

Αυτή η παράμετρος δηλώνεται στο μενού Βοηθητικά --Εργασίες Παραμέτρων --Γενικές Παράμετροι.

Η πρώτη ερώτηση που εμφανίζεται αφορά την μεταφορά των λογαριασμών, δηλαδή των πελατών και προμηθευτών της εταιρίας σας.

Η δεύτερη ερώτηση αφορά την μεταφορά των ειδών, δηλαδή τα υπόλοιπα των ειδών που βρίσκονται στην αποθήκη σας.

Η τρίτη ερώτηση αφορά τις εταιρίες που έχουν κάνει έναρξη και έχουν υπερδωδεκάμηνη χρήση. Αυτό σημαίνει πως δεν πρέπει να εμφανιστούν τα ποσά ως ποσά από απογραφή αλλά ως χρεωπιστωτικά αφού είναι συνέχεια της προηγούμενης χρήσης. Σε αυτή την ερώτηση αν απαντήσετε θετικά, τότε θα εμφανιστεί επόμενη ερώτηση για την μεταφορά των χρεωπιστωτικών υπολοίπων των πελατών λιανικής. Αμέσως μετά, θα γίνει έλεγχος από την εφαρμογή για την ύπαρξη όλων των κωδικών και για την συμφωνία της περιγραφής των λογαριασμών μεταξύ τρέχουσας και προηγούμενης χρήσης. Αν υπάρξουν διαφορές μεταξύ των δύο χρήσεων, θα εμφανιστούν μηνύματα, ώστε να κάνετε τις απαραίτητες διορθώσεις στην τρέχουσα χρήση. Αφού κάνετε τις διορθώσεις επανέρχεστε στη διαδικασία αυτή και δίνετε Ν στην επιβεβαίωση που ζητά το πρόγραμμα για την μεταφορά υπολοίπων.

Στο μενού Αρχεία > Παραστατικών θα βρείτε την επιλογή αντιγραφή.

Μπορείτε να αντιγράψετε ένα παραστατικό είτε από την δική σας εταιρία (πχ σε περίπτωση που θέλετε ένα ίδιο παραστατικό με διαφορετική σειρά) είτε απο τα πρότυπα παραστατικά της Union (σε περίπτωση που χρειάζεστε ένα παραστατικό που δεν υπάρχει στην λίστα της εταιρίας σας).

Αφού επιλέξετε από που θέλετε να αντιγράψετε (στην σχετική ερώτηση) επιλέγετε την κατηγορία του παραστατικού που θέλετε πχ λιανική, χονδρικη κλπ. Στη συνέχεια με 2 καθέτους (//) και enter ανοίγει λίστα με τα παραστατικά και επιλέγετε enter πάνω σε αυτό που θέλετε να αντιγράψετε. Δίνετε έναν νέο κωδικό παραστατικού και ελέγχετε αν χρειάζεται τροποποίηση κάποιο από τα παρακάτω πεδία τα οποία είναι απαραίτητο να είναι σωστά ενημερωμένα.

Εφόσον πρόκειται να δημιουργήσετε ένα ίδιο παραστατικό με αυτό που αντιγράφετε θα πρέπει να ελέγξετε τα πεδία: σειρά, εκτυπώτης, φόρμα εκτύπωσης, αντίγραφα, κωδικός αρίθμησης. 

Σε περίπτωση που δημιουργείτε ένα παραστατικό που δεν θα είναι ίδιο αλλά παρόμοιο θα πρέπει να ελέγξετε και να ενημερώσετε όλα τα πεδία του παραστατικού προς αποφυγή λάθους συμπλήρωσης.

Για να δηλώσετε τα σταθερά στοιχεία των παραστατικών που θα χρησιμοποιείτε μεταβείτε στο μενού Αρχεία > Παραστατικών > μεταβολή.

Επιλέγετε την κατηγορία που θέλετε και στη συνέχεια πληκτρολογείτε 2 καθέτους (//) στο πεδίο κωδικός παραστατικού. 

Επιλέγετε ένα παραστατικό και πηγαίνετε στο πεδίο "εκτυπωτής" όπου δηλώνετε τιμή 3 για να εκτυπώνετε σε laiser εκτυπωτή. Το πρόγραμμα θα εμφανίσει σε λίστα τους εκτυπωτές σας ώστε να διαλέξετε σε ποιον θέλετε να εκτυπώνετε. Στη συνέχεια δίπλα από τη φόρμα θα εμφανιστεί πεδίο ώστε με μια κάθετο να ανοίξετε τη λίστα με τις διαθέσιμες φόρμες. Αν έχουν φτιαχτεί ειδικές φόρμες για την επιχείρησή σας τότε επιλέγετε την τιμή 9 ή 12 αναλόγως αν το παραστατικό θα περνάει από φορολογικό μηχανισμό ή όχι. Ειδάλλως μπορείτε να επιλέξετε κάποια από τις πρότυπες φόρμες της Union.

Αν έχετε πολλές θέσεις εργασίας (δηλαδή αν υπάρχει δίκτυο) μπορείτε να έχετε στο δίκτυο τον εκτυπωτή σας ώστε να τυπώνουν όλοι οι χρήστες στον ίδιο υπολογιστή. Με αυτό τον τρόπο δεν υπάρχει περιορισμός χρηστών που θα χρησιμοποιούν ταυτόχρονα την τιμολόγηση. Διαφορετικά αν κάθε χρήστης έχει τοπικά εγκατεστημένο έναν δικό του εκτυπώτη τότε θα πρέπει ο κάθε χρήστης να μπει και να δηλώσει τον εκτυπωτή του στα πεδία "εναλλακτικος εκτυπωτής" όπου υπάρχει κενό. Σε αυτή την περίπτωση μπορείτε να δηλώσετε εως 4 διαφορετικούς εκτυπωτές (τον αρχικό και 3 εναλλακτικούς).

Επίσης σημαντικό πεδίο είναι τα αντίγραφα σε περίπτωση που το παραστατικό σας δεν περνάει από φορολογικό μηχανισμό. Δηλώστε πόσα αντίγραφα θέλετε να εκτυπωθούν την ώρα της τιμολόγησης. Σε περίπτωση που το παραστατικό σας περνάει από φορολογικό μηχανισμό δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε το πεδίο καθώς τα αντίγραφα ορίζονται στην εφαρμογή του φορολογικού μηχανισμού.

Παρακάτω μπορείτε να δείτε την παραμετροποίηση για ένα Τιμολόγιο Πώλησης Δελτίο Αποστολής.

Μεταβείτε στο μενού Αρχεία > Αποθήκης > Νέα εγγραφή.

Σε αυτό το σημείο θα πρέπει να παρατηρήσετε την μορφή κωδικού που βρίσκεται στο πάνω μέρος της φόρμας που έχει ανοίξει ώστε να δείτε τι μορφή πρέπει να έχει ο κωδικός που θα δώσετε.

Αν η μορφή είναι ΑΑΑΑΑΑΑΑΑΑΑΑΑΑΑΑΑΑ9 τότε μπορείτε να δώσετε ότι κωδικό θέλετε. Ενω αν θέλετε το πρόγραμμα να σας δίνει αύξουσα αρίθμηση θα πρέπει να αλλάξετε την μορφή κωδικού (βλ. Αλλαγή μορφής κωδικού αποθήκης).

Για μια γρήγορη καταχώρηση θα πρέπει να συμπληρώσετε τα πεδία κωδικός είδους, περιγραφή, τύπος είδους, κατηγορία, μονάδα μέτρηση και συντελεστής ΦΠΑ. 

Το πεδίο τύπος είδους χαρακτηρίζει το είδος της αποθήκης και μπορείτε να επιλέξετε από τη λίστα που εμφανίζεται τον σωστό τύπο που έχει το είδος σας. Πρόκειται για να ενα πολυ σημαντικό πεδίο καθώς χρησιμοποιείται σε διάφορες λειτουργίες του προγράμματος. Για εμπορεύματα επιλέγετε τον κωδικό 004, για προιόντα τον κωδικό 003 κλπ.

Στο πεδίο κατηγορία επιλέγετε την τιμή 1 ή 7. Η τιμή 1 καθορίζει μια σταθερή περιγραφή στο είδος σας που δεν μπορεί να μεταβληθεί την στιγμή της τιμολόγησης ενώ η τιμή 7 σας δίνει την δυνατότητα να μεταβάλλεται τηνπεριγραφή του είδους κατα την τιμολόγηση. Και οι 2 επιλογές δηλώνουν ότι το είδος θα έχει ποσότητα και μονάδα μέτρησης. 

Στο πεδίο μονάδα μέτρησης διαλέγετε από τη λίστα την μονάδα μέτρησης στην οποία ανήκει το είδος σας. Για δημιουργία νέας μονάδας μέτρησης θα βρείτε οδηγίες στη δημιουργία Πινάκων.

Στο πεδίο Συντ. ΦΠΑ θα πρέπει να διαλέξετε από τη λίστα την σωστή κατηγορία ΦΠΑ στην οποία ανήκει το είδος σας. 

Εάν εκδώσετε ένα παραστατικό, το οποίο έχει εκτυπωθεί και έχει πάρει σήμανση από φορολογικό μηχανισμό ή έχει ανέβει στα MyData, αλλά διαπιστώσετε ότι υπάρχει οποιοδήποτε λάθος σε αυτό το παραστατικό, τότε θα πρέπει να εκδώσετε ακυρωτικό του παραστατικού αυτού και στην συνέχεια εφόσον το επιθυμείτε να καταχωρήσετε ένα νέο παραστατικό.  Αυτή η εργασία γίνεται από το μενού Ακύρωση.

Από τον πίνακα ανεύρεσης αναζητάτε το παραστατικό που θέλετε με α/α, περιγραφή ή ημερομηνία καταχώρησης.

Αφού εμφανιστεί στην οθόνη σας η κίνηση, ελέγχετε την ημερομηνία που θα τυπωθεί, την σειρά αρίθμησης (αν χρησιμοποιείτε), και την αιτιολογία στην οποία όμως έχει ήδη προστεθεί η ένδειξη ΑΚΥΡΩΤΙΚΟ.

Τέλος με F10  εκτυπώνετε.

Κινήσεις -- Πωλήσεων Λιανικής /Χονδρικής -- Μετασχηματισμος 

Από το μενού αυτό, μπορείτε πολύ εύκολα να μετασχηματίσετε ένα παραστατικό σε ένα άλλο. Π.χ. ένα Δελτίο Αποστολής σε Τιμολόγιο πώλησης, ή μία Παραγγελία σε Δελτίο Αποστολής – Τιμολόγιο Πώλησης κλπ.

Τα παραστατικά που θέλετε να μετασχηματιστούν σε άλλα παραστατικά, το δηλώνετε από το μενού Αρχεία -- Παραστατικών --Μεταβολή, στο πεδίο Μετασχηματισμός.

Μόλις επιλέξετε το μενού Μετασχηματισμός εμφανίζεται η ερώτηση για την εκτύπωση του παραστατικού. Απαντάτε αναλόγως αν θα εκτυπώσετε μαζί με την αποθήκευση, ή αν θέλετε απλά να καταχωρήσετε τα νέα δεδομένα και να εκτυπώσετε άλλη στιγμή.

Στο πεδίο παραστατικό επιλέγετε το υπάρχων παραστατικό, το οποίο θέλετε να μετασχηματίσετε. Π.χ. επιλέγετε το Δελτίο αποστολής και αμέσως εμφανίζεται από κάτω σε ποιο παραστατικό θα μετασχηματιστεί.

Δίνετε την ημερομηνία του τιμολογίου που θέλετε και επιλέγετε τον πελάτη με τους τρόπους ανεύρεσης που αναλύθηκαν στην εισαγωγή των κινήσεων. Αμέσως εμφανίζονται στην οθόνη τα εκκρεμή Δελτία Αποστολής αυτού του πελάτη, οπότε και επιλέγετε με space, δηλαδή με τη μπάρα, όσα παραστατικά σας ενδιαφέρουν (εμφανίζεται ένα  (ν) αριστερά από κάθε επιλογή σας) να μετασχηματίσετε και με enter επανέρχεστε στην οθόνη του παραστατικού σας.

Το πρόγραμμα σας έχει φέρει το περιεχόμενο των παραστατικών που επιλέξατε με έτοιμα τα στοιχεία. Αν στο είδος δεν είχατε βάλει τιμή πώλησης χονδρικής θα πρέπει να δηλώσετε στην οθόνη αυτή την τιμή μονάδας.

Εφ’ όσον γράψετε ό,τι θέλετε με F10 καταχωρείτε και εκτυπώνετε.