Το πρόγραμμα κάνει έλεγχο στο ψηφιακό ωράριο του κάθε εργαζόμενου και αν δεν σκανάρει στην προσέλευση ή στην αποχώρηση μας στέλνει ειδοποίηση.

Οι ειδοποιήσεις εμφανίζονται στο πρόγραμμα ανάλογα με τα φίλτρα που έχετε δηλώσει  στο μενού Διαχείρηση -> Ρυθμίσεις -> Ειδοποιήσεις

Σχετικά με την προσέλευση: στις ειδοποιήσεις υπάρχει το πεδίο ‘να λαμβάνεται υπόψιν η ευέλικτη προσέλευση’. Αν εκεί έχετε δηλώσει όχι, σημαίνει ότι το πρόγραμμα θα κάνει έλεγχο για σκανάρισμα την ώρα έναρξης της βάρδιας του. Π.χ. αν κάποιος εργάζεται στις 09.00, το πρόγραμμα θα κάνει έλεγχο ακριβώς στις 09.00 και αν δεν υπάρχει χτύπημα μέχρι τις 09.00, θα μας βγάλει ειδοποίηση έπειτα από μερικά λεπτά.

Επομένως ακόμα και αν ο εργαζόμενος σκάναρε 09.01 η ειδοποίηση θα εμφανιστεί κανονικά γιατί μέχρι τις 09.00 που έγινε ο έλεγχος δεν υπήρχε χτύπημα.

Για να το απόφυγετε αυτό μπορείτε να επιλέξετε ναι στο ‘να λαμβάνεται υπόψιν η ευέλικτη προσέλευση’. Π.χ. αν ένας εργαζόμενος εργάζεται στις 09.00 και έχει 30 λεπτά ευέλικτη προσέλευση σημαίνει ότι το πρόγραμμα θα κάνει έλεγχο στις 09.30 και αν δεν υπάρχει χτύπημα μέχρι και τις 09.30 μόνο τότε θα σας ειδοποιήσει.

Σχετικά με την απόχωρηση: στις ειδοποιήσεις υπάρχει το πεδίο ‘λεπτά ειδοποίησης για την απόχωρηση’ δηλαδή πόσα λεπτά μετά την λήξη της βάρδιας του εργαζόμενου θέλετε το πρόγραμμα να κάνει έλεγχο.

Αν ο εργαζόμενος σχολάει στις 17.00 και έχει 0 λεπτά στο πεδίο, το πρόγραμμα θα κάνει έλεγχο 17.00 ακριβώς και αν δεν υπάρχει χτύπημα μέχρι τις 17.00 τότε θα σας στείλει ειδοποίηση (ακόμα και αν σκάναραν 17.01)

Για να το απόφυγετε αυτό μπορείτε να βάλετε ενδεικτικά 10 λεπτά στο πεδίο αυτό ώστε το πρόγραμμα να κάνει έλεγχο 17.10 οπότε μόνο για όσους δεν έχουν χτυπήσει μέχρι τις 17.10 θα λάβετε ειδοποίηση.

Στο μενού Αποστολές επιλέγετε είδος δήλωσης - Ψηφιακή κάρτα (για εκπρόθεσμη υποβολή). Δηλώνετε την ημερομηνία καθώς και τον λόγο της εκπρόθεσμης υποβολής. Υπάρχουν 3 λόγοι στη λίστα οι οποίοι ενημερώνονται από το Εργάνη επομένως διαλέγετε τον αντίστοιχο λόγο σε συνεννόηση και με τον λογιστή σας.

Έπειτα επιλέγετε ποιούς εργαζόμενους θέλετε να στείλετε και πληκτρόλογειτε την ώρα προσέλευσης ή/και την ώρα αποχώρησης  (ανάλογα τι δεν κατάφεραν να σκανάρουν). Τέλος επιλέγετε Αποστολή.

Αν π.χ. το πρωί στις 09.00 δεν είχατε ρεύμα και δεν σκάναραν οι εργαζόμενοι αλλά στις 17.00 είχε επανέλθει, θα στείλετε την εκπρόθεσμη υποβολή για την προσέλευση στις 09.00 αλλά στις 17.00 θα σκανάρουν κανονικά. 

Οι εκπρόθεσμες υποβολές στο μενού 'Ιστορικό Card Scanner' φέρουν την ένδειξη 'Εκπρόθεσμο - Ναι'

Γενικά αν ο εργαζόμενος ξεχάσει να σκανάρει, το πρόγραμμα θα βγάλει ειδοποίηση. Οπότε καλό είναι να υπάρχει έλεγχος στις ειδοποιήσεις ώστε αν κάποιος ξεχάσει, να έχετε έγκαιρη ενημέρωση ώστε να ειδοποιήσετε τον εργαζόμενο να προβεί σε σκανάρισμα.

Αν αυτό δεν γίνει αντιληπτό άμεσα, από την επιθεώρηση υπάρχει ανοχή στην απόυσια χτυπήματος μέχρι 3 φορές ανά εργαζόμενο ανά μήνα. (Α.Π. 37271/21-06-2024)

Αν χαλάσει η συσκευή που χρησιμοποιείτε για το σκανάρισμα, μπορείτε να σκανάρετε  κανονικά από καπόια άλλη διαθέσιμη συσκευή αρκεί να έχει κάμερα και ενεργή σύνδεση στο δίκτυο.

Συνδέεστε στο UnionEasy.gr και κάνετε τις ίδιες διαδικασιες που θα κάνατε στην αρχική συσκευή.

Σε περίπτωση χρήσης συσκευής με 2 κάμέρες (μπροστά και πίσω) για τη διαδικασία του σκαναρίσματος, μπορείτε  να χρησιμοποιήσετε είτε την μπροστινή είτε την πίσω κάμερα. Η έναλλαγη αυτή γίνεται μέσα στο μενού Card Scanner. Κάτω από το ‘επιλογή τύπου εισόδου’ επιλέγετε το σύμβολο που υπάρχει για να γίνει η αλλαγή αυτή.

Για να μπορέσει να ανοίξει η κάμερα για το σκανάρισμα, το πρόγραμμα βγάζει αρχικά ένα ερώτημα όπου διαλέγετε αν θα επιτρέψετε/απόρριψετε την χρήση της κάμερας. Αν κατάλάθος επιλέξατε απόκλεισμο τότε θα πρέπει μέσα από τις ρυθμίσεις της συσκευής σας να δώσετε ξανά πρόσβάση. Τα βήματα μπορεί να διαφέρουν από συσκευή σε συσκευή.

Έστω ένας εργαζόμενος είχε καθυστερημένη προσέλευση π.χ. αντί για 09.00 ήρθε 09.30. Δεν είναι υποχρεωτικό να τον κρατήσετε παραπάνω 30 λεπτά στο σχόλασμα. Είναι στην ευχέρεια του εργοδότη, μπορεί να σχολάσει και κανονικά στις 17.00 που ήταν η λήξη της βάρδιας του.

Αν όμως ο εργοδότης θέλει να τον κρατήσει τότε αυτό εξαρτάται από την ευέλικτη προσέλευση που έχει δηλώσει ο λογιστής για τον κάθε εργαζόμενο. Αν στο Εργάνη έχει δηλωθεί ευέλικτη προσέλευση 30 λεπτά (ή και περισσότερα) τότε μπορεί να εργαστεί μέχρι τις 17.30 χωρίς αυτό να θεωρηθεί υπερεργασία (καθυστέρησε 30 λεπτά, τον απασχολείτε 30 λεπτά παραπάνω στο σχόλασμα για να καλύψει την αργοπορία του). Αν όμως έχει 0 λεπτά ευέλικτη προσέλευση τότε αν αποχωρήσει 17:30 αντί για 17:00, αυτά το 30 λεπτά θα θεωρηθούν υπερεργασία.

Για τα παραπάνω συμβουλεύεστε τον λογιστή σας σε κάθε περίπτωση.

Επειδή το πρόγραμμα είναι web εφαρμογή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε καπόια άλλη διαθέσιμη συσκευή  μέχρι να απόκατάσταθει το πρόβλημα (πχ συσκευή κινητού με δεδομένα) ώστε οι εργαζόμενοι να σκανάρουν κανονικά σε πραγματικό χρόνο.

Αν αυτό δεν είναι εφικτό, αφού αποκατασταθεί το πρόβλημα και σε συνεννόηση με τον λογιστή σας, θα πρέπει να ενημερώσετε εκπρόθεσμα τις προσελεύσεις και τις αποχωρήσεις για τις οποίες δεν πραγματοποιήθηκε χτύπημα κάρτας. Κάνετε δηλαδή αποστολή του εντύπου ‘Ψηφιακή κάρτα για εκπρόθεσμη υποβολή’. Δείτε οδηγίες για την αποστολή του εδώ

Προσοχή!! Δεν πρέπει να γίνεται κατάχρήση του εντύπου αυτόυ για λόγους οι οποίοι δεν αναφέρονται στους λόγους εκπρόθεσμης υποβολής. Επίσης οι λόγοι εκπρόθεσμης ψηφιακής κάρτας μπορεί με τον έναν η τον άλλον τρόπο να απόδειχθουν. Η αδυναμία επικοινωνίας με το Εργάνη είναι γνωστό ότι εντοπίζεται πολύ εύκολα καθ’ότι βγάζουν και ανακοινώσεις μετέπειτα για τους χρήστες που ήθελαν να υποβάλλουν έντυπα. Το πρόβλημα στην ηλεκτροδότηση και στο σύστημα του εργοδότη και παλι μπορεί να εντοπιστεί καθώς το πρόβλημα δεν μπορεί να αφορά μεμόνομενούς εργαζόμενους αλλά όλη την επιχείρηση. Επίσης στην ερμηνευτική εγκύκλιο 37271/21-06-2024 αναφέρει ότι ο εργοδότης οφείλει να ενημερώσει την τοπική δημόσια αρχή (τμήμα επιθεώρησης)  για το πρόβλημα με κάθε πρόσφορο μέσο.