Ο οδηγός αυτός σας παρέχει αναλυτικές οδηγίες για:

• την άντληση των πραγματικών σημάνσεων κάρτας εργασίας από το πρόγραμμα Union Easy Ergani II,
• τη διαχείριση του Ημερολογίου Πραγματικής Απασχόλησης (Απολογιστικά Έντυπα),
• και την δημιουργία εγγραφών μισθοδοσίας από τα δεδομένα του Ημερολογίου Πραγματικής Απασχόλησης.

Σκοπός της διαδικασίας είναι:

• Η υποβολή των απολογιστικών εντύπων ωραρίου και υπερωριών στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ με τις μεταβολές που προέκυψαν μηνιαία.
• Η έκδοση της Μισθοδοσίας βάσει των πραγματικών σημάνσεων της ωρομέτρησης των εργαζομένων.

 

 

ΕΝΟΤΗΤΑ 1:

ΠΡΟΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ & ΑΡΧΙΚΗ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ

 

Πριν ξεκινήσετε τη διαχείριση του Ημερολογίου Πραγματικής Απασχόλησης, είναι απαραίτητο να εξασφαλίσετε την ορθή επικοινωνία μεταξύ του προγράμματος Μισθοδοσίας και του προγράμματος Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας Union Easy Ergani II της επιχείρησης.

 

1.1      Καταχώριση Κωδικών Σύνδεσης (API Keys)

Για την άντληση των δεδομένων, πρέπει να εισαχθούν οι ειδικοί κωδικοί σύνδεσης (API Keys) που σας έχει παραχωρήσει ο πελάτης σας (χρήστης της ψηφιακής κάρτας της Union). Οι κωδικοί αυτοί αποτελούνται από δύο κλειδιά: το Secret και το Consumer.

• Κεντρικό Παράρτημα (Έδρα): Ακολουθήστε τη διαδρομή:

Βοηθητικά -> Εργασίες Παραμέτρων -> Στοιχεία Εταιρείας.
Μεταβείτε στην 4η σελίδα, στην ενότητα Λοιποί Κωδικοί Σύνδεσης Εταιρίας.
Στα πεδία Union Easy, καταχωρίστε το Secret στο πεδίο Username και το Consumer στο πεδίο Password.

Επιλέξτε Αποθήκευση.

• Παραρτήματα (εφόσον υφίστανται): Στην περίπτωση που η επιχείρηση διαθέτει υποκαταστήματα, η παραμετροποίηση γίνεται ξεχωριστά για το καθένα, καθώς κάθε παράρτημα έχει δικούς του κωδικούς στην εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας. Ακολουθήστε τη διαδρομή:

Αρχεία -> Βοηθητικό Αρχείο -> Παραρτήματα ΕΦΚΑ,
επιλέξτε το επιθυμητό παράρτημα και μεταβείτε στη 2η σελίδα (ενότητα Σύνδεση με Union Easy).

Καταχωρίστε τα μοναδικά κλειδιά του συγκεκριμένου υποκαταστήματος (το Secret στο Username και το Consumer στο Password) και επιλέξτε Αποθήκευση.

Σημαντική Σημείωση: Βεβαιωθείτε ότι η άδεια αυτών των κλειδιών στο πρόγραμμα του πελάτη έχει οριστεί στην επιλογή Read/Write. Σε αντίθετη περίπτωση, η ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ των δύο προγραμμάτων δεν θα είναι εφικτή.

 

 

 

ΕΝΟΤΗΤΑ 2:

ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΣΤΟΙΧΕΩΝ ΚΑΙ ΩΡΑΡΙΩΝ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ

 

2.1      Συγχρονισμός & Ενημέρωση Προσωπικού

Για τη διασφάλιση της ορθής λειτουργίας του συστήματος, είναι απαραίτητο να πραγματοποιηθεί η ενημέρωση των στοιχείων των εργαζομένων από το πρόγραμμα Μισθοδοσίας στο πρόγραμμα της Κάρτας Εργασίας Union Easy Ergani II, ώστε τα στοιχεία των εργαζομένων να ταυτίζονται στα δύο προγράμματα.

• Ακολουθήστε τη διαδρομή: Βοηθητικά -> Union Easy Ergani II -> Ενημέρωση Προσωπικού.
• Επιλέξτε το επιθυμητό Παράρτημα και τους αντίστοιχους εργαζόμενους.
• Επιλέξτε Αποστολή. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας, θα εμφανιστεί το ενημερωτικό μήνυμα: «Επιτυχής Ενημέρωση».

Πότε απαιτείται επανάληψη της διαδικασίας:  

Η ενημέρωση του προσωπικού πρέπει να εκτελείται εκ νέου στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• Κατά την πρόσληψη ενός εργαζομένου.
• Σε περίπτωση αλλαγής στοιχείων ή όρων της σύμβασης που επηρεάζουν την Κάρτα Εργασίας (όπως για παράδειγμα η μεταβολή στη διάρκεια του διαλείμματος ή σε περίπτωση μεταβολής προσωπικών στοιχείων π.χ. επώνυμο ή όνομα με τροποποίηση σε  λατινικούς ή ελληνικούς χαρακτήρες)
• Εάν κριθεί απαραίτητη η δημιουργία νέου κωδικού εργαζομένου για το ίδιο ΑΦΜ (ενέργεια η οποία γενικότερα συστήνεται μόνο σε περίπτωση απασχόλησης διαφορετικού παραρτήματος).

 

2.2         Μαζική Ενημέρωση Ωραρίων

Η λειτουργία αυτή χρησιμοποιείται στην περίπτωση που επιθυμείτε να αποστείλετε το προαναγγελτικό ωράριο των εργαζομένων από την εφαρμογή της Μισθοδοσίας προς το πρόγραμμα Ψηφιακής Κάρτας της επιχείρησης. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζεται η ορθή λειτουργία της δικής του εφαρμογής (έλεγχος αποκλίσεων, ορθός συγχρονισμός σημάνσεων, λήψη ειδοποιήσεων κ.λπ.).

 

Μεταβείτε στο μενού Βοηθητικά -> Union Easy Ergani II -> Μαζική Ενημέρωση Ωραρίων. στο πάνω μέρος της οθόνης έχετε φίλτρα ώστε να επιλέξετε τους εργαζόμενους που πρέπει να ενημέρωσετε. Επιλέξτε το Παράρτημα που επιθυμείτε και το Είδος Ωραρίου σε περίπτωση που θέλετε να ενημερώσετε για παράδειγμα μόνο εργαζόμενους με μεταβαλλόμενο ωράριο. Πιέστε το πλήκτρο Εφαρμογή Φίλτρων και Αποστολή. Σε περίπτωση που θέλετε συγκεκριμένους εργαζόμενους από τη λίστα μετά την εφαρμογή φίλτρων τότε επιλέγετε τους εργαζόμενους που επιθυμείτε και πατάτε Αποστολή.

Προσοχή! Αναφορικά με το καθεστώς σταθερού ωραρίου στην συμπλήρωση των ημερομηνιών αρκεί 1 ολοκληρωμένη εβδομάδα (Δευτέρα έως και Κυριακή) ώστε να ενημερωθεί σωστά η εφαρμογή της επιχείρησης. Το ψηφιακό ωράριο θα εφαρμοστεί αυτόματα για όλο το μεταγενέστερο χρονικό διάστημα, χωρίς να απαιτείται μηνιαία επανάληψη της διαδικασίας. Αντιθέτως για τα μεταβαλλόμενα ωράρια θα πρέπει να συμπληρώσετε το χρονικό διάστημα που θέλετε να ενημερωθεί.

*Επισημαίνεται ότι η ενέργεια αυτή έχει υποστηρικτικό χαρακτήρα για την εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας της επιχείρησης και δεν είναι υποχρεωτική.

 

 

 

ΕΝΟΤΗΤΑ 3:

ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗ

 

Βοηθητικά -> Union Easy Ergani II -> Ημερολόγιο Πραγματικής Απασχόλησης,

3.1      Διαχείριση εγγραφών Ημερολογίου Πραγματικής Απασχόλησης

Σε αυτό το σημείο εμφανίζεται το ιστορικό αρχείο όλων των αποθηκευμένων ημερολογίων της επιχείρησης ανά μήνα και παράρτημα. Ο χρήστης έχει στη διάθεσή του τις ακόλουθες επιλογές:

• Εισαγωγή: Για την δημιουργία μιας νέας περιόδου άντλησης και υπολογισμού δεδομένων, επιλέξετε εισαγωγή ή το πλήκτρο (F2).
• Μεταβολή: Επιτρέπει την πρόσβαση σε ήδη αποθηκευμένες εγγραφές για την ολοκλήρωση του ελέγχου ή την επεξεργασία των δεδομένων. Η είσοδος στην αποθηκευμένη κατάσταση επιτυγχάνεται είτε με διπλό κλικ επάνω στην επιθυμητή εγγραφή, είτε επιλέγοντάς την και πιέζοντας το εικονίδιο με το Μολύβι (Μεταβολή).
• Διαγραφή: Επιλέγοντας μια εγγραφή και πιέζοντας το εικονίδιο με τον Κάδο, πραγματοποιείται οριστική διαγραφή του συγκεκριμένου ημερολογίου.

 

3.2      Υπολογισμός Ημερολογίου

Κατα την εισαγωγή μιας νέας περιόδου, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

• Καθορισμός Κριτηρίων: Ορίστε το διάστημα Από - Έως Ημερομηνία (το πρόγραμμα προτείνει αυτόματα τον προηγούμενο μήνα για λόγους ευχρηστίας) και επιλέξτε το επιθυμητό Παράρτημα.
• Λήψη Σημάνσεων: Πατήστε το πλήκτρο Λήψη (ή Λήψη με επιλογή εργαζόμενου για να έχετε δυνατότητα επιλογής των εργαζομένων που θα υπολογίσετε). Το πρόγραμμα αντλεί αυτόματα τις πραγματικές σημάνσεις προσέλευσης - αποχώρησης από το πρόγραμμα της κάρτας εργασίας και αντιστοιχεί το ψηφιακό ωράριο που έχει δηλωθεί στους εργαζόμενους. Σημείωση: Το δηλωθέν ωράριο αντλείται από τη Μισθοδοσία και όχι από το πρόγραμμα της κάρτας εργασίας του πελάτη. Πιο συγκεκριμένα ενημερώνεται είτε από το αρχείο του εργαζόμενου είτε από το πρόγραμμα των Βαρδιών.
• Υπολογισμοί: Πατήστε το πλήκτρο Υπολογισμοί. Το πρόγραμμα συγκρίνει αυτόματα το Πραγματικό ωράριο (βάσει σημάνσεων) με το Δηλωθέν ωράριο και προτείνει τις αντίστοιχες μεταβολές.
• Αποθήκευση/Αποστολή Απολογιστικών Εντύπων: Σε περίπτωση που δεν θέλετε να προχωρήσετε άμεσα στην αποστολή των απολογιστικών εντύπων επιλέγετε Αποθήκευση (επάνω δεξιά). Ειδάλλως επιλέγετε Αποστολή Απολογιστικών ψηφιακού ωραρίου ή/και Αποστολή Απολογιστικών Υπερωριών διαδικασία η οποία αποθηκεύει ταυτόχρονα και την κατάσταση. Χρήσιμη Σημείωση: Η υποβολή των δεδομένων πραγματοποιείται μέσω API, χωρίς ενδιάμεσο στάδιο επιβεβαίωσης. Με την επιτυχή ολοκλήρωση της διαδικασίας, το επίσημο αποδεικτικό υποβολής εμφανίζεται άμεσα στην οθόνη σας.

 

3.3 Διαθέσιμα Φίλτρα     

Τα παρακάτω φίλτρα έχουν στόχο να βοηθήσουν στις μικρές αποκλίσεις παρουσίας και ψηφιακού ωραρίου των εργαζομένων προς αποφυγή δημιουργίας πολλαπλών απολογιστικών ωραρίων.

• Λεπτά Πρόωρης Προσέλευσης / Πρόωρης Αποχώρησης / Καθυστερημένης Αποχώρησης: Ορίζετε το χρονικό όριο (σε λεπτά) εντός του οποίου οι μικρές αποκλίσεις των εργαζομένων δεν θα εμφανίζονται ως προτεινόμενες μεταβολές.
• Εταιρία σε δοκιμαστική εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας (Ν): Συμπληρώστε Ναι στην περίπτωση πιλοτικής εφαρμογής της κάρτας εργασίας. Επιτρέπει την άντληση δεδομένων, συγκεντρώνοντας χτυπήματα από εταιρίες που δεν έχουν ενταχθεί στην ψηφιακή κάρτας εργασίας και χρησιμοποιούν την εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας για εσωτερική πληροφόρηση. Ωστόσο χρειάζονται τις πληροφορίες των προσαυξήσεων και αλλαγών για τον υπολογισμό της μισθοδοσίας.
• Παρατηρήσεις Ψηφιακού Ωραρίου / Υπερωριών: Πεδία συμπλήρωσης σχολίων που θα συνοδεύουν το απολογιστικό έντυπο κατά την υποβολή.
• Ανάπτυξη Γραμμής: Η λειτουργία αυτή επιτρέπει τη δημιουργία συμπληρωματικής γραμμής για τη διόρθωση λαθών που προκύπτουν από παράλειψη σημάνσεων εκ μέρους του εργαζόμενου. Είναι απαραίτητη όταν ένας εργαζόμενος ξεχνά να χτυπήσει την κάρτα του σε διαδοχικές ημέρες (για παράδειγμα: χτυπά μόνο είσοδο την πρώτη ημέρα και μόνο έξοδο τη δεύτερη). Μέσω της ανάπτυξης γραμμής, το σύστημα διαχωρίζει και κατανέμει τις εγγραφές στις σωστές ημερομηνίες, διασφαλίζοντας την ακρίβεια του ωραρίου για κάθε ημέρα απασχόλησης ξεχωριστά.

 

3.4      Διευκρινίσεις Στηλών Ημερολογίου

Οι στήλες μέχρι και την στήλη Κατάσταση είναι απροσπέλαστες από τον χρήστη και ενημερώνονται αυτόματα με τις διαδικασίες που προαναφέρθηκαν. Παρόλαυτα κάποιες στήλες χρήζουν επεξηγήσεων.

• Κατάσταση. Οι τιμές που παίρνει αυτή η στήλη όταν δεν είναι κενή είναι:

o    Απουσία (μη εντοπισμός σήμανσης σε ημέρα με δηλωμένο ψηφιακό ωράριο),

o   Ελλιπή Χτυπήματα (υπάρχει «ορφανό» χτύπημα π.χ. μόνο είσοδος ή μόνο έξοδος).

o   Εργασία σε Ρεπό (εντοπισμός σήμανσης σε ημέρα ανάπαυσης)

•           Τύπος απολ.Ωρ. Συμπληρώνεται αυτόματα εφόσον από τους υπολογισμούς προκύπτει απολογιστικό ωράριο και μπορεί να τροποποιηθεί απο τον χρήστη.
•      Απολογιστικό ωράριο, Υπερωρίες, Υπερεργασία, Επιπλέον λεπτά μερικής, Παράνομη Υπερωρία, Παράνομη εργασία. Αυτές οι στήλες συμπληρώνονται με τον υπολογισμό παρόλαυτα σε περίπτωση που θέλετε να τροποποιήσετε οποιαδήποτε από αυτές πατήστε κλικ επάνω της και θα εμφανιστεί υποπίνακας ώστε να τροποποιήσετε οποιαδήποτε στήλη αυτής της γραμμής θέλετε. Τα πεδία Λ.Υπερεργ., Λ.Υπερωρ., Επιπλέον Λεπτά Μερικής και Λεπτά Παράνομης Υπερωρίας/Εργασίας υπολογίζονται αυτόματα σε λεπτά

 

3.5      Πλήκτρα Διαχείρισης (Κάτω Αριστερά & Toolbar)

• Διαγραφή: Διαγραφή των επιλεγμένων γραμμών από το τρέχον ημερολόγιο.
• Δημιουργία απολ. χειροκίνητα: Επιτρέπει τη χειροκίνητη καταχώριση εγγραφών στην περίπτωση που ο πελάτης δεν διαθέτει πρόγραμμα κάρτας εργασίας της Union με σκοπό την υποβολή απολογιστικών εντύπων.
• Μηδεν. Υπολογισμών: Μηδενισμός των υπολογισμών με δυνατότητα μηδενισμού μόνο του απολογιστικού ωραρίου ή/και των λεπτών υπερεργασίας/υπερωρίας μέσω σχετικής ερώτησης.
• Προβολή: Εμφανίζει αναλυτικές πληροφορίες εργαζομένου (λεπτά διαλείμματος, ευέλικτη προσέλευση, αν το διάλειμμα είναι εντός/εκτός ωραρίου).
• Διαχείριση Στηλών ( ): Σας επιτρέπει να διαμορφώσετε τις στήλες της οθόνης, αποκρύπτοντας όσες δεν θέλετε να βλέπετε.
• Εκτύπωση (  ): Σας επιτρέπει να εκτυπώσετε το ημερολόγιο στην οθόνη ή να το εξαγάγετε σε αρχείο Excel.

 

 

 

ΕΝΟΤΗΤΑ 4:

ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΚΙΝΗΣΗΣ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ ΑΠΟ ΤΟ ΑΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΟ

 

Αφού ολοκληρωθεί και αποθηκευτεί το Ημερολόγιο Πραγματικής Απασχόλησης μπορείτε να προχωρήσετε στην έκδοση της μισθοδοσίας βάσει των πραγματικών σημάνσεων.

Ακολουθήστε τη διαδρομή Βοηθητικά -> Union Easy Ergani II -> Υπολογισμός Μισθοδοσίας από Απολογιστικό Έντυπο.

Στην οθόνη εμφανίζονται οι αποθηκευμένες καταστάσεις εγγραφών μισθοδοσίας ανά Μήνα. Για να ξεκινήσετε έναν νέο υπολογισμό, πατήστε το πλήκτρο Εισαγωγή ή το πλήκτρο F2).

Μόλις ανοίξει η εσωτερική φόρμα της Εισαγωγής στο πεδίο Μήνας, επιλέξτε τον επιθυμητό μήνα. Στη συνέχεια πατήστε το πλήκτρο Υπολογισμός Ωρών. Αυτόματα θα μεταφερθούν απο το ημερολόγιο πραγματικής απασχόλησης αναλυτικά τα στοιχεία απασχόλησης και οι προσαυξήσεις στις αντίστοιχες στήλες.

Για τον υπολογισμό κίνησης μισθοδοσίας επιλέγετε το κουμπί «Κίνηση Μισθοδοσίας». Εμφανίζεται λίστα με τους εργαζόμενους ώστε να επιλέξετε αυτούς που επιθυμείτε. Αν επιλέξετε πάνω από έναν μόλις ολοκληρωθεί η μία  κίνηση μισθοδοσίας θα εμφανιστεί η επόμενη μέχρι να υπολογιστούν όλοι οι εργαζόμενοι.

Το πεδίο Συνυπολογισμός παράνομης εργασίας σε παράνομη υπερωρία (Ν/Ο), αφορά την ένταξη των λεπτών παράνομης εργασίας στην στήλη παράνομη υπερωρία ώστε να υπολογιστούν οι αντίστοιχες αποδοχές στην κίνηση.

Πατήστε Αποθήκευση για να οριστικοποιήσετε τη διαδικασία.

 

 

ΕΝΟΤΗΤΑ 5:

ΕΙΔΙΚΕΣ ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΕΙΣ & ΕΞΑΙΡΕΣΕΙΣ

 

5.1 Ψηφιακό Ωράριο και Βάρδιες

Στην περίπτωση που η επιχείρηση εφαρμόζει κυλιόμενο ωράριο και επιθυμείτε η κίνηση μισθοδοσίας να εκτελεστεί βάσει του Απολογιστικού Ημερολογίου, ακολουθήστε τη διαδρομή Αρχεία -> Εργαζόμενοι -> Μεταβολή -> Μισθοδοσία.
Στο πεδίο Υπολογισμός μισθοδοσίας από πρόγραμμα εργασίας (Ν), η ένδειξη πρέπει να αφαιρεθεί και το πεδίο να παραμείνει κενό.

Με αυτόν τον τρόπο, το σύστημα αντλεί τις ώρες από τις πραγματικές σημάνσεις του απολογιστικού ημερολογίου. Αν αντιθέτως παραμείνει η ένδειξη Ν, η μισθοδοσία θα υπολογιστεί αυτόματα βάσει των προγραμματισμένων βαρδιών, αγνοώντας το απολογιστικό έντυπο.
Σημείωση: Αν ο υπεύθυνος της επιχείρησης καταχωρεί το ψηφιακό ωράριο στο Union Easy Ergani II, μπορείτε να το αντλήσετε πρώτα στη Μισθοδοσία από τη διαδρομή Βάρδιες > Ανάθεση Βαρδιών > Λήψη από Union Easy και μετά να πατήσετε Αποθήκευση. Επίσης με τη λειτουργία των βαρδιών στο ίδιο μενού (ανάθεση βαρδιών) έχετε δυνατότητα να αντλήσετε το ψηφιακό (προαναγγελτικό ωράριο) από το ΠΣ Εργάνη ΙΙ.

 

5.2  Αλλαγή Όρων Σύμβασης

Σε περίπτωση που εντός του ίδιου μήνα πραγματοποιείται αλλαγή στη σύμβαση ενός εργαζόμενου θα πρέπει πριν γίνει αλλαγή στο αρχείο να υπολογιστεί μέχρι εκείνο το διάστημα μια κατάσταση στο Ημερολόγιο Πραγματικής Απασχόλησης ώστε να αποθηκευτούν σωστά οι εγγραφές με το ψηφιακό ωράριο που ισχύει. Αφού τροποποιηθεί το αρχείο του εργαζόμενου θα πρέπει να υπολογιστεί αντίστοιχα το διάστημα που υπολείπεται. Αν η αλλαγή επηρεάζει άμεσα το ωράριο ή την απασχόληση του εργαζομένου επαναλαμβάνουμε την διαδικασία της ενημέρωσης προσωπικού και ενημέρωσης ωραρίων.

 

5.3  Μη Συμμετοχή στο Ημερολόγιο Πραγματικής Απασχόλησης (Εξαίρεση):

Αν επιθυμείτε ένας συγκεκριμένος εργαζόμενος να μην συμπεριλαμβάνεται καθόλου κατά την άντληση στο απολογιστικό έντυπο, ακολουθήστε τη διαδρομή:

Αρχεία -> Εργαζόμενοι -> Μεταβολή -> Μισθοδοσία. Εντοπίστε την ενότητα Λοιπές Ρυθμίσεις και ενεργοποιήστε το πεδίο Μη συμμετοχή στο Ημερολόγιο Πραγματικής Απασχόλησης (Ν) πληκτρολογώντας την ένδειξη Ν.

 

5.4  Μετάβαση στο Union Easy

Μέσω της επιλογής Μετάβαση, παρέχεται στον υπεύθυνο Μισθοδοσίας η δυνατότητα άμεσης ανακατεύθυνσης στην εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Union Easy Ergani II της επιχείρησης με σκοπό την παρακολούθηση και τη διευκόλυνση του ελέγχου των δεδομένων.