Από το Ημερολόγιο Πραγματικής Απασχόλησης μπορείτε να παρακολουθείτε την παρουσία των εργαζομένων που έχουν ενταχθεί στην Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας, καθώς και να υποβάλλετε τα απολογιστικά έντυπα ψηφιακής οργάνωσης χρόνου ή/και υπερωριών.

Συμπληρώστε το χρονικό διάστημα που θέλετε να υπολογίσετε, ορίζοντας τα πεδία Από Ημερομηνία και Έως Ημερομηνία (το διάστημα δεν μπορεί να υπερβαίνει τον έναν μήνα).

Επιλέξτε το παράρτημα που επιθυμείτε και στη συνέχεια πατήστε «Λήψη».
Η διαδικασία λήψης θα κατεβάσει όλα τα χτυπήματα εισόδου και εξόδου των εργαζομένων από την εφαρμογή Union Easy Ergani του εργοδότη.

Με την ολοκλήρωση της λήψης συμπληρώνονται οι παρακάτω στήλες:

• Κωδικός: Συμπληρώνεται ο κωδικός εργαζομένου που υπάρχει στην εφαρμογή μισθοδοσίας.
• ΑΦΜ: Συμπληρώνεται το ΑΦΜ του εργαζομένου, βάσει του οποίου γίνεται η ταυτοποίηση στην εφαρμογή μισθοδοσίας.
• Όνομα: Συμπληρώνεται το όνομα του εργαζομένου.
• Επώνυμο: Συμπληρώνεται το επώνυμο του εργαζομένου.
• Ημέρα: Συμπληρώνεται η ημέρα που αντιστοιχεί στην ημερομηνία.
• Ημερομηνία: Συμπληρώνεται η ημερομηνία κάθε ημέρας του διαστήματος που έχει επιλεγεί.
• Ωρ. Προσ.: Συμπληρώνεται η ώρα προσέλευσης του εργαζομένου.
• Ώρα Αποχ.: Συμπληρώνεται η ώρα αποχώρησης του εργαζομένου.
• Διαρ. Παραμονής: Συμπληρώνεται η διάρκεια παραμονής του εργαζομένου στην επιχείρηση.
• Τυπ. Ψηφ. Ωρ.: Συμπληρώνεται ο τύπος εργασίας του ψηφιακού ωραρίου που έχει υποβληθεί προαναγγελτικά για τον εργαζόμενο.
• Ψηφ. Ωρ. Προσ.: Συμπληρώνεται η ώρα προσέλευσης του ψηφιακού ωραρίου που έχει υποβληθεί προαναγγελτικά.
• Ψηφ. Ωρ. Αποχ.: Συμπληρώνεται η ώρα αποχώρησης του ψηφιακού ωραρίου που έχει υποβληθεί προαναγγελτικά.
• Διάρκεια Ψηφ. Ωρ.: Συμπληρώνεται η διάρκεια του δηλωμένου ψηφιακού ωραρίου.

Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία λήψης, επιλέξτε «Υπολογισμοί», ώστε το πρόγραμμα να υπολογίσει τις διαφορές μεταξύ πραγματικής παρουσίας και προαναγγελθέντος ψηφιακού ωραρίου ανά εργαζόμενο.

Οι παρακάτω στήλες συμπληρώνονται κατά τον υπολογισμό μόνο όταν προκύπτει διαφορά:

Κατάσταση

Ενημερώνεται με το αποτέλεσμα του ελέγχου. Οι πιθανές τιμές είναι:

• Ελλιπές Χτύπημα: Εμφανίζεται όταν υπάρχει «ορφανό» χτύπημα, δηλαδή μη ολοκληρωμένη παρουσία εργαζομένου.
• Εργασία σε Ρεπό: Εμφανίζεται όταν υπάρχει παρουσία εργαζομένου ενώ στο ψηφιακό ωράριο έχει δηλωθεί ρεπό ή μη εργασία.
• Απουσία: Εμφανίζεται όταν ο εργαζόμενος δεν έχει παρουσία στην επιχείρηση ενώ στο ψηφιακό ωράριο έχει δηλωθεί εργασία.

Απολογιστικά Πεδία

• Τυπ. Απολ. Ωρ.: Συμπληρώνεται με τιμή «1 - Εργασία» όταν προκύπτει αλλαγή σε σχέση με το δηλωμένο ψηφιακό ωράριο.
• Απολ. Ωρ. Προσ.: Συμπληρώνεται η ώρα έναρξης εργασίας όταν προκύπτει διαφοροποίηση από το δηλωμένο ψηφιακό ωράριο.
• Απολ. Ωρ. Αποχ.: Συμπληρώνεται η ώρα λήξης εργασίας όταν προκύπτει διαφοροποίηση από το δηλωμένο ψηφιακό ωράριο.
• Υπερ. Απολ. Από Ωρ.: Συμπληρώνεται η ώρα έναρξης υπερωρίας όταν προκύπτει υπερωριακή απασχόληση, λαμβάνοντας υπόψη όλες τις παραμέτρους απασχόλησης (διάλειμμα, υπερεργασία, καθεστώς απασχόλησης κ.λπ.).
• Υπερ. Απολ. Έως Ωρ.: Συμπληρώνεται η ώρα λήξης υπερωρίας.
• Λ. Υπερωρ.: Συμπληρώνεται η διάρκεια της υπερωρίας σε λεπτά.
• Λ. Υπερεργ.: Συμπληρώνεται η διάρκεια της υπερεργασίας σε λεπτά.
• Επιπλέον Λεπτά Μερικής: Συμπληρώνονται τα επιπλέον λεπτά παραμονής εργαζομένου με καθεστώς μερικής απασχόλησης.
• Παράνομη Υπερωρία: Συμπληρώνεται όταν η υπερωρία υπερβαίνει τις 4 ώρες. Η διάρκεια εμφανίζεται σε λεπτά.
• Λεπτά Παράνομης Εργασίας: Συμπληρώνονται όταν προκύπτει επιπλέον εργασία που δεν θεωρείται νόμιμη.

Παράδειγμα

Εργαζόμενος μερικής απασχόλησης 4 ωρών ημερησίως σε πενθήμερη βάση παραμένει στην επιχείρηση για 9 ώρες. Στην περίπτωση αυτή προκύπτει 1 ώρα παράνομης εργασίας.

Μπορείτε να επιλέξετε «Αποθήκευση» ώστε να αποθηκευτούν τα δεδομένα ή να υποβάλετε το έντυπο Απολογιστικού Ψηφιακού Ωραρίου ή Απολογιστικών Υπερωριών από το κάτω μέρος της οθόνης.

Οι αποστολές των εντύπων πραγματοποιούνται μέσω API και υποβάλλονται αυτόματα. Σε περίπτωση επιτυχούς υποβολής, εμφανίζεται εκτύπωση της κατάστασης με αριθμό πρωτοκόλλου και ημερομηνία υποβολής.

Επιπλέον Πεδία και Λειτουργίες

Στο επάνω μέρος της οθόνης υπάρχουν επιπλέον δυνατότητες που επηρεάζουν τον υπολογισμό.

Λεπτά Πρόωρης Προσέλευσης

Συμπληρώστε το πεδίο με τα επιθυμητά λεπτά ανοχής, ώστε το πρόγραμμα να μην υπολογίσει απολογιστικό ωράριο όταν ο εργαζόμενος προσέρχεται νωρίτερα από το δηλωμένο ψηφιακό ωράριο, εντός του ορίου που ορίσατε.

Παράδειγμα

Εργαζόμενος με προσέλευση 07:58, αποχώρηση 16:00 και ψηφιακό ωράριο 08:00–16:00.
Εάν δηλωθούν 5 λεπτά ανοχής, δεν θα προκύψει απολογιστικό ωράριο.

Υπενθυμίζεται ότι δεν υπάρχει γενική οδηγία που να επιτρέπει την είσοδο εργαζομένου πριν από την πραγματική έναρξη εργασίας.

Λεπτά Πρόωρης Αποχώρησης

Συμπληρώστε το πεδίο με τα επιθυμητά λεπτά ανοχής, ώστε να μην υπολογίζεται απολογιστικό ωράριο όταν η αποχώρηση είναι νωρίτερα από τη λήξη του ψηφιακού ωραρίου εντός του δηλωμένου ορίου.

Παράδειγμα

Εργαζόμενος με προσέλευση 08:00, αποχώρηση 15:45 και ψηφιακό ωράριο 08:00–16:00.
Εάν δηλωθούν 15 λεπτά ανοχής, δεν θα προκύψει απολογιστικό ωράριο.

Λεπτά Καθυστερημένης Αποχώρησης

Συμπληρώστε το πεδίο με τα επιθυμητά λεπτά ανοχής, ώστε να μην υπολογίζεται απολογιστικό ωράριο όταν η καθυστερημένη αποχώρηση είναι μικρότερη από το όριο που έχει οριστεί.

Παράδειγμα

Εργαζόμενος με προσέλευση 08:00, αποχώρηση 16:02 και ψηφιακό ωράριο 08:00–16:00.
Εάν δηλωθούν 5 λεπτά ανοχής, δεν θα προκύψει απολογιστικό ωράριο.

Υπενθυμίζεται ότι δεν υπάρχει γενική οδηγία που να εξαιρεί την υπερεργασία ή τα επιπλέον λεπτά απασχόλησης όταν ο εργαζόμενος αποχωρεί μετά το πέρας του ωραρίου.

Παρατηρήσεις Ψηφ. Ωραρίου

Καταχωρήστε τις παρατηρήσεις που επιθυμείτε να υποβληθούν μαζί με το απολογιστικό ψηφιακό ωράριο.

Παρατηρήσεις Υπερωριών

Καταχωρήστε τις παρατηρήσεις που επιθυμείτε να υποβληθούν μαζί με το έντυπο απολογιστικών υπερωριών.

Εταιρία σε δοκιμαστική εφαρμογή της Ψηφ. Κάρτας (Ν)

Επιλέξτε «Ναι» όταν η επιχείρηση δεν έχει ενταχθεί ακόμα στην Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας αλλά χρησιμοποιεί την εφαρμογή Union Easy Ergani για εσωτερική παρακολούθηση.

Ανάπτυξη Γραμμής

Η λειτουργία αυτή επιτρέπει, αφού επιλέξετε μία εγγραφή, να τη διασπάσετε σε δύο εγγραφές:

• Στην πρώτη διατηρείται η ημερομηνία και η ώρα προσέλευσης.
• Στη δεύτερη διατηρείται η ώρα αποχώρησης και συμπληρώνεται η ημερομηνία της επόμενης ημέρας.

Για να τροποποιήσετε πεδία που υπολογίζονται από το πρόγραμμα και αφορούν απολογιστικά έντυπα, κάντε κλικ στο αντίστοιχο πεδίο. Θα ανοίξει υποπίνακας όπου μπορείτε να πραγματοποιήσετε τις επιθυμητές αλλαγές. Επιλέξτε «Αποθήκευση» για καταχώρηση των αλλαγών.

Στο κάτω μέρος της οθόνης υπάρχουν επίσης οι εξής λειτουργίες:

Διαγραφή

Για να διαγράψετε εγγραφές, επιλέξτε τις εγγραφές που δεν χρειάζεστε και στη συνέχεια πατήστε «Διαγραφή».

Δημιουργία Απολ. Χειροκίνητα

Η λειτουργία αυτή σας επιτρέπει να δημιουργήσετε χειροκίνητα απολογιστικό έντυπο όταν δεν είναι δυνατή η λήψη χτυπημάτων.

Με την επιλογή του κουμπιού εμφανίζεται λίστα εργαζομένων. Αφού επιλέξετε τους επιθυμητούς εργαζόμενους, δημιουργούνται εγγραφές για την περίοδο που έχετε ορίσει, βάσει του ημερήσιου ψηφιακού ωραρίου τους.

Στη συνέχεια μπορείτε να συμπληρώσετε τα πεδία που επιθυμείτε να υποβληθούν μέσω των εντύπων.

Μηδεν. Υπολογισμών

Με τη λειτουργία αυτή μπορείτε να μηδενίσετε τους υπολογισμούς που έχουν πραγματοποιηθεί από το πρόγραμμα.

Απαιτείται επιλογή εγγραφών ώστε ο μηδενισμός να εφαρμοστεί μόνο στις συγκεκριμένες εγγραφές.

Με την επιλογή του κουμπιού εμφανίζεται ερώτηση για το αν επιθυμείτε μηδενισμό μόνο του απολογιστικού ωραρίου:

• Επιλέξτε «ΝΑΙ» αν θέλετε να διατηρηθούν οι υπολογισμοί υπερωρίας, υπερεργασίας κ.λπ.
• Επιλέξτε «ΟΧΙ» αν θέλετε να μηδενιστούν όλα τα υπολογιζόμενα πεδία.

Προβολή

Πατώντας «Προβολή» σε μία εγγραφή, εμφανίζονται στοιχεία του εργαζομένου σχετικά με το διάλειμμα και την ευέλικτη προσέλευση, τα οποία συμμετέχουν στον υπολογισμό.