Εισαγωγή

Η εφαρμογή θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τα οχήματα που εισέρχονται και εξέρχονται από την επιχείρησή σας καθώς και να ενημερώσετε άμεσα στην πλατφόρμα ψηφιακού πελατολογίου της ΑΑΔΕ.

Τα στάδια που πρέπει να ακολουθήσετε για να ολοκληρώσετε σωστά μια εγγραφή στο ψηφιακό πελατολόγιο είναι 4 τα οποία αναλύονται παρακάτω. Πριν όμως θα δούμε κάποια βασικά σημεία του προγράμματος.

Αρχικά θα πρέπει να επικοινωνήσετε με το τμήμα Υποστήριξης της εταιρίας μας ώστε να ενεργοποιηθεί η έκδοση Εμπορικής Διαχείρισης η οποία υποστηρίζει το ψηφιακό πελατολόγιο.

 

Παραμετροποίηση

Στη συνέχεια στο μενού Βοηθητικά > Εργασίες Παραμέτρων > Γενικές Παράμετροι θα πρέπει να δηλώσετε στο πεδίο Ψηφιακό Πελατολόγιο (σελ. 1) την επιλογή για τα συνεργεία. Η αποστολή του ψηφιακού πελατολογίου γίνεται με κωδικούς mydata. Αν δεν έχετε θα πρέπει να εκδώσετε κωδικούς και να τους καταχωρίσετε στην 4^η σελίδα στην ενότητα mydata. Επιλέγετε αποθήκευση (f10).

Από το μενού Κινήσεις > Ψηφιακό Πελατολόγιο θα ανοίξει η φόρμα στην οποία θα απεικονίζονται όλα τα οχήματα και τα στάδια στα οποία βρίσκεται το καθένα.

Στο πάνω μέρος της οθόνης το πρόγραμμα έχει τα φίλτρα που θα αναλύσουμε παρακάτω σε αντίστοιχη ενότητα. Αριστερά εμφανίζονται σε πίνακα τα οχήματα που δημιουργούνται και δεξιά εμφανίζονται τα στάδια του κάθε οχήματος.

Το κουμπί «εισαγωγή» είναι για το πρώτο στάδιο της αρχικής καταχώρησης ενός οχήματος το οποίο θα δημιουργήσει και στους 2 πίνακες την εγγραφή του οχήματος ενώ τα κουμπιά «ενημέρωση», «έξοδος», «Συσχέτιση Παραστατικού» δημιουργούν εγγραφές στον πίνακα δεξιά. Κάθε εργασία παίρνει δικό του αριθμό αποστολής και ολες οι εγγραφές έχουν τον ίδιο μοναδικό αριθμό ψηφιακού πελατολογίου.

Αντίστοιχα έχετε την επιλογή να διαγράψετε και από τους 2 πίνακες εγγραφές. Αριστερά αν επιλέξετε να διαγράψετε μια εγγραφή θα διαγράψει όλες τις εγγραφές τους οχήματος αν δεν έχει υποβληθεί στην πλατφόρμα. Δεξιά μπορείτε να διαγράψετε κάποιο από τα στάδια του ψηφιακού πελατολογίου αν δεν έχει υποβληθεί στην πλατφόρμα.

 

 

Αρχική Εγγραφή (1^ο στάδιο)

Με την είσοδο και στάθμευση του οχήματος στον χώρο του συνεργείου και την αποχώρηση του οδηγού ή κατά την έναρξη της εργασίας επισκευής, είτε εντός του χώρου του συνεργείου είτε σε κοινόχρηστο χώρο έμπροσθεν ή πλησίον αυτού, δημιουργείται η υποχρέωση εγγραφής οχήματος στο Ψηφιακό Πελατολόγιο.

Πατάμε «Εισαγωγή» ώστε να δημιουργήσουμε την αρχική εγγραφή του οχήματος.

Ας δούμε ποια πεδία πρέπει να συμπληρώσετε υποχρεωτικά (Υ) και θα συμπληρώσετε υποχρεωτικά ανα περίπτωση (ΥΑΠ).

Μοναδικός Αρ. Ψηφιακού Πελατολογίου: το πεδίο είναι ανενεργό και συμπληρώνεται αυτόματα με τον μοναδικό αριθμό ψηφιακού πελατολογίου αφού κάνετε αποστολή της αρχικής εγγραφής. Όλα τα στάδια του οχήματος παίρνουν τον ίδιο μοναδικό αριθμό ψηφιακού πελατολογίου καθώς όλα τα στάδια αφορύν την ίδια εγγραφή.

Παρεχόμενη Υπηρεσία (Υ): το πεδίο συμπληρώνετε υποχρεωτικά με μια από τις επιλογές της λίστας. Παρακάτω θα δείτε αναλυτικά τι αφορά η κάθε περίπτωση ώστε να κάνετε την σωστή επιλογή.

·         Άπαξ (λιανικές και χονδρικές συναλλαγές) θεωρούνται οι διαφορετικές/μεμονωμένες παροχές υπηρεσιών για τις οποίες η έκδοση παραστατικού εσόδου διενεργείται με την ολοκλήρωση της παρεχόμενης υπηρεσίας στην περίπτωση λιανικών συναλλαγών και έως τις 15 του επόμενου μήνα της ολοκλήρωσης της υπηρεσίας στην περίπτωση χονδρικών συναλλαγών.

·         Επαναλαμβανόμενες (χονδρικές συναλλαγές) θεωρούνται οι παρεχόμενες υπηρεσίες που παρουσιάζουν περιοδικότητα ή συχνότητα (καθημερινά ή κατά αραιότερα χρονικά διαστήματα) για συναλλαγές χονδρικής για τις οποίες εκδίδεται Συγκεντρωτικό Τιμολόγιο μέχρι της 15η ημέρα του επόμενου από την παροχή υπηρεσίας μήνα (Β2Β).

·         Διαρκής Λήψη δικαιώματος (λιανικές και χονδρικές συναλλαγές). Σε περίπτωση απόκτησης δικαιώματος λήψης υπηρεσίας το παραστατικό εσόδου εκδίδεται με την απόκτηση του δικαιώματος αυτού, ήτοι η αμοιβή καταβάλλεται και το παραστατικό εσόδου εκδίδεται πριν την έναρξη της παρεχόμενης υπηρεσίας.

·         Διαρκής μίσθωση/υπηρεσία: Σε περίπτωση διαρκούς μίσθωσης/υπηρεσίας τα παραστατικά εσόδου εκδίδονται τμηματικά κατά τη διάρκεια της παρεχόμενης υπηρεσίας για το μέρος της μίσθωσης/υπηρεσίας που έχει ολοκληρωθεί (τμηματική καταβολή της συμφωνηθείσας αμοιβής). Στην περίπτωση των λιανικών συναλλαγών το εκάστοτε παραστατικό εκδίδεται όταν μέρος της αμοιβής καθίσταται απαιτητό για το μέρος της υπηρεσίας που έχει ολοκληρωθεί ενώ στην περίπτωση των χονδρικών συναλλαγών μέχρι τη 15η ημέρα του επόμενου μήνα από την περίοδο στην οποία μέρος της σχετικής αμοιβής κατέστη απαιτητό.

Περιοδικότητα (ΥΑΠ): Το πεδίο ενεργοποιείται όταν στην παρεχόμενη υπηρεσία επιλέξετε το (4) Διαρκής Μίσθωση/Υπηρεσία και πρέπει να επιλέξετε από τη λίστα μια τιμή. Η περιοδικότητα αφορά στο χρόνο που γίνεται απαιτητή η συμφωνηθείσα αμοιβή, ήτοι κάθε πότε εκδίδεται το παραστατικό εσόδου σε επίπεδο μήνα (κάθε «x» μήνα/ες). Αν οι τιμές τις λίστας δεν καλύπτουν την περίπτωσή σας θα πρέπει να συμπληρώσετε υποχρεωτικά το επόμενο πεδίο.

Λοιπές Περιπτώσεις (ΥΑΠ): Στις περιπτώσεις που η επιλογή της περιοδικότητας δεν καλύπτεται από την λίστα τιμών του πεδίου «Περιοδικότητα» θα πρέπει στο πεδίο Λοιπές Περιπτώσεις να αναφέρετε την περίπτωση της περιοδικότητας που έχετε (πχ κάθε 15 μέρες).

Ημερομηνία έναρξης (ΥΑΠ): Το πεδίο ενεργοποιείται όταν δηλώσετε στην παρεχόμενη υπηρεσία (3) διαρκής Λήψη δικαώματος ή (4) Διαρκής Μίσθωση / Υπηρεσίας και πρέπει να το συμπληρώσετε υποχρεωτικά με την ημερομηνία έναρξης της παρεχόμενης υπηρεσίας.

Ημερομηνία Λήξης (ΥΑΠ): Το πεδίο ενεργοποιείται όταν δηλώσετε στην παρεχόμενη υπηρεσία (3) διαρκής Λήψη δικαώματος ή (4) Διαρκής Μίσθωση / Υπηρεσίας και πρέπει να το συμπληρώσετε υποχρεωτικά με την ημερομηνία λήξης της παρεχόμενης υπηρεσίας.

Εγκατάσταση (Υ): Στο πεδίο σημειώνετε την εγκατάσταση στην οποία έχει εισέλθει το όχημα. Το πεδίο είναι συμπληρωμένο εφόσον έχετε μόνο ένα παράρτημα ειδάλλως επιλέγετε από λίστα.

Πελάτης (ΥΑΠ): Αναλόγως την επιλογή που έχετε κάνει στην παρεχόμενη υπηρεσία θα δείτε ότι στην λίστα το πρόγραμμα θα σας προτείνει είτε όλους τους πελάτες (λιανικής – χονδρικής) είτε τους πελάτες χονδρικής. Στις περιπτώσεις λιανικής (είτε από ΦΗΜ είτε από το ERP) όσον αφορά τις ανάγκες του ψηφιακού πελατολογίου δεν υποχρεούστε να παρακολουθείτε ονομαστικά τους πελάτες σας οπότε θα μπορούσατε να έχετε 1 πελάτη λιανικής για την σύνδεση. Στις περιπτώσεις  που πρόκειται να εκδώσετε τιμολόγιο θα πρέπει να επιλέξετε τον πελάτη που θα τιμολογηθεί σε επόμενο στάδιο. Το πεδίο για τις περιπτώσεις λιανικής που δεν είναι υποχρεωτικό παραμένει «ανοιχτό» προς συμπλήρωση μετά την αποστολή

Αρ.Κυκλοφορίας (Υ): Μπορείτε είτε να σημειώσετε τον αρ.κυκλοφορίας του οχήματος είτε να επιλέξετε το + ώστε να καταχωρίσετε όλα τα στοιχεία του οχήματος και να το αποθηκεύσετε ώστε να υπάρχει και μελλοντικά. Με το βελάκι μπορείτε να δείτε τη λίστα με τα οχήματα που έχετε καταχωρίσει.

Αρ.Κυκλοφορίας Αλλοδαπής (ΥΑΠ): Επιλέγετε ΝΑΙ σε περίπτωση που ο Αρ. Κυκλοφορίας που έχετε συμπληρώσει σε προηγούμενο πεδίο αφορά αλλοδαπή πινακίδα.

Εργοστάσιο (ΥΑΠ): Στο πεδίο σημειώνετε το εργοστάσιο κατασκευής του οχήματος. Το πεδίο έρχεται συμπληρωμένο σε περίπτωση που έχετε ενημερώσει τα στοιχεία του οχήματος. Το πεδίο συμπληρώνεται υποχρεωτικά αν η πινακίδα του οχήματος είναι αλλοδαπή.

Κατηγορία Οχήματος (ΥΑΠ): Στο πεδίο επιλέγετε από τη λίστα την κατηγορία που αφορά το όχημα. Το πεδίο έρχεται συμπληρωμένο σε περίπτωση που έχετε ενημερώσει τα στοιχεία του οχήματος. Το πεδίο συμπληρώνεται υποχρεωτικά αν η πινακίδα του οχήματος είναι αλλοδαπή.

Συσχέτιση με άλλη Δήλωση:  Μέχρι στιγμής το πεδίο είναι προαιρετικό και μπορείτε να επιλέξετε να συνδέσετε την εγγραφή σας με άλλη εγγραφή ψηφιακού πελατολογίου.

Ημερομηνία Εισόδου: Το πεδίο είναι συμπληρωμένο με την τρέχουσα ημερομηνία και μπορείτε να την τροποιποιήσετε. Προσοχή!! Το πεδίο αποστέλλεται στην πλατφόρμα μόνο σε περίπτωση απώλειας διασύνδεσης.

Ώρα Εισόδου: Το πεδίο είναι συμπληρωμένο με την τρέχουσα ώρα και μπορείτε να την τροποιποιήσετε. Προσοχή!! Το πεδίο αποστέλλεται στην πλατφόρμα μόνο σε περίπτωση απώλειας διασύνδεσης.

Απώλεια Διασύνδεσης (ΥΑΠ): Επιλέγετε ΝΑΙ σε περίπτωση απώλειας διασύνδεσης με την Πλατφόρμα ψηφιακού πελατολογίου.

Παρατηρήσεις: Σημειώνετε κάποια παρατήρηση που θέλετε να ενημερώσει την πλατφόρμα. Το πεδίο είναι προαιρετικό.

Επιλέγετε Αποστολή για ενημέρωση της πλατφόρμας.

 

 Ενημέρωση (2^ο στάδιο)

Στο 2^ο στάδιο (ενημέρωση) θα πρέπει να ενημερώσουμε την ΑΑΔΕ με την εργασία που έχει γίνει στο όχημα. Ας δούμε τα πεδία της ενημέρωσης.

Μοναδικός Αρ. Ψηφιακού Πελατολογίου: το πεδίο είναι ανενεργό και συμπληρώνεται αυτόματα με τον μοναδικό αριθμό ψηφιακού πελατολογίου που έχει πάρει η αρχική εγγραφή.

Είδος Παραστατικού(ΥΑΠ): Το πεδίο συμπληρώνεται αν η κατηγροία παρεχόμενης υπηρεσίας είναι Εργασία με χρήση ανταλλακτικών, Εργασία με χρήση ανταλλακτικών πελάτη ή Εργασία χωρίς χρήση ανταλλακτικών.

Κατηγορία Παρεχόμενης Υπηρεσίας (Υ): θα πρέπει να επιλέξετε υποχρεωτικά απο τη λίστα την κατηγορία παρεχόμενης υπηρεσίας. Οι επιλογές που υπάρχουν είναι:

·         Εργασία με χρήση ανταλλακτικών

·         Εργασία με χρήση ανταλλακτικών πελάτη

·         Εργασία χωρίς χρήση ανταλλακτικών

·         Δωρεάν Υπηρεσία

·         Λοιπά

·         Αποζημιώση Παροχής Εγγύησης

·         Ιδιόχρηση

Στις επιλογές Δωρεάν Υπηρεσία, Αποζημίωση Παροχής Εγγύησης και Ιδιόχρηση το πρόγραμμα κατα την αποστολή θα ενημέρωση την πλατφόρμα ότι δεν πρόκειται να εκδοθεί κάποιο παραστατικό.

Παρεχόμενη Υπηρεσία (ΥΑΠ): Στο πεδίο συμπληρώνετε την κατηγορία/είδος παρεχόμενης υπηρεσίας περιγραφικά εφόσον δεν έχει εφαρμογή μία εκ των πρότυπων τιμών.

Ποσό (ΥΑΠ): Στο πεδίο συμπληρώνετε υποχρεωτικά το ποσό σε περίπτωση που έχετε επιλέξει στην αρχική εγγραφή (1^ο στάδιο), στην Παρεχόμενη Υπηρεσία το 4 Διαρκής Μίσθωση / Υπηρεσία και στην ενημέρωση (2^ο στάδιο) στην κατηγορία παρεχόμενης υπηρεσίας τις επιλογές Εργασία με χρήση ανταλλακτικών, Εργασία με χρήση ανταλλακτικών πελάτη ή Εργασία χωρίς χρήση ανταλλακτικών.

Χώρα (ΥΑΠ): Το πεδίο έρχεται συμπληρωμένο σε περίπτωση που έχετε δηλώσει τη χώρα στον πελάτη. Είναι υποχρεωτικό να συμπληρωθεί για χονδρικές συναλλαγές και σε περίπτωση που δεν το έχετε συμπληρώσει στον πελάτη μπορείτε να το συμπληρώσετε εδω. Στις περιπτώσεις που το πεδίο είναι υποχρεωτικό αν είναι κενό αποστέλλεται με GR.

Παρατηρήσεις: Σημειώνετε κάποια παρατήρηση που θέλετε να ενημερώσει την πλατφόρμα. Το πεδίο είναι προαιρετικό.

Επιλέγετε Αποστολή για ενημέρωση της πλατφόρμας.

 

 

Έξοδος (3^ο στάδιο )

Στις περιπτώσεις που το όχημα εξέρχεται από την εγκατάσταση της οντότητας συμπληρώνονται κατά περίπτωση τα πεδία.

Μοναδικός Αρ. Ψηφιακού Πελατολογίου: το πεδίο είναι ανενεργό και συμπληρώνεται αυτόματα με τον μοναδικό αριθμό ψηφιακού πελατολογίου που έχει πάρει η αρχική εγγραφή.

Ημερ.Εξόδου: Το πεδίο είναι συμπληρωμένο με την τρέχουσα ημερομηνία. Δεν συμμετέχει στην αποστολή καθώς η ημερομηνία εξόδου ενημερώνεται αυτόματα από την ααδε και δεν επηρεάζεται από την απώλεια διασύνδεσης.

Ώρα Εξόδου: Το πεδίο είναι συμπληρωμένο με την τρέχουσα ώρα. Δεν συμμετέχει στην αποστολή καθώς η ώρα εξόδου ενημερώνεται αυτόματα από την ααδε και δεν επηρεάζεται από την απώλεια διασύνδεσης.

Παροχή Υπηρεσίας Εκτός Εγκατάστασης (Υ): Επιλέγετε υποχρεωτικά απο τη λίστα μια τιμή ώστε να δηλώσετε τι θα κάνει το όχημα κατα την έξοδό του.

·         Χωρίς μετακίνηση. Η επιλογή αυτή χρησιμοποιείται όταν το όχημα παραλαμβάνεται από τον ιδιοκτήτη και δεν εμπλέκεται η επιχείρηση σας σε περαιτέρω εργασίες με το όχημα.

·         Μετακίνηση σε συνεργαζόμενη Οντότητα. Η επιλογή αυτή χρησιμοποιείται όταν το όχημα εξέρχεται απο την επιχείρησή σας και μεταφέρεται σε άλλη επιχείρηση για να συνεχιστούν οι εργασίες.

·         Μετακίνηση σε εγκατάσταση εντός της ίδιας οντότητας. Η επιλογή αυτή χρησιμοποιείται όταν το όχημα εξέρχεται από την εγκατάσταση στην οποία είχε εισέλθει και μεταφέρεται σε κάποιο άλλο υποκατάστημα της επιχείρησή σας.

ΑΦΜ συνεργαζόμενης οντότητας (ΥΑΠ). Συμπληρώνετε υποχρεωτικά το πεδίο με το ΑΦΜ της συνεργαζόμενης οντότητας σε περίπτωση που έχετε επιλέξει 2 στην Παροχή Υπηρεσίας Εκτός Εγκατάστασης.

Εγκατάσταση (ΥΑΠ). Επιλέγετε από τη λίστα την εγκατάσταση της επιχείρησή σας στην οποία θα μεταφερθεί το όχημα εφόσον έχετε επιλέξει 3 στο πεδίο Παροχή Υπηρεσίας Εκτός Εγκατάστασης.

Επιλέγετε Αποστολή για ενημέρωση της πλατφόρμας.

                                                                                                                                            

 

Συσχέτιση Παραστατικού (4^ο στάδιο)

Με την έκδοση του παραστατικού εσόδου διενεργείται συσχετισμός αυτού με τη σχετική εγγραφή του Ψηφιακού Πελατολογίου.

Αν εκδίδετε μέσω ΦΗΜ θα χρειαστεί να συμπληρώσετε υποχρεωτικά τα πεδία:

Ταμειακή Μηχανή: Συμπληρωνέτε το πεδίο με τον σειριακό αριθμό της ΦΗΜ

Α/α Παραστατικού: Συμπληρώνετε τον αριθμό παραστατικού της απόδειξης

Ημερ.Έκδοσης: Συμπληρώνετε την ημερομηνία που εκδόθηκε η απόδειξη

Ώρα Έκδοσης: Συμπληρώνετε την ώρα που εκδόθηκε η απόδειξη

Τρόπος Πληρωμής: Συμπληρώνετε από τη λίστα τον τρόπο με τον οποίο πληρώθηκε η υπηρεσία.

Για τις περιπτώσεις που εκδίδετε παραστατικά (λιανικής, χονδρικής) μέσα από το πρόγραμμα της Union η συσχέτιση απαιτεί μόνο το πεδίο mark. Για την συμπλήρωση του υπάρχουν 2 επιλογές.

·         Αν το παραστατικό σας υπάρχει ήδη στο πρόγραμμα τότε πατώντας το εικονίδιο με το φακό δίπλα από το πεδίο mark το πρόγραμμα θα σας εμφανίσει τα παραστατικά του πελάτη ώστε πατώντας enter πάνω στο σωστό παραστατικό να συμπληρωθεί το πεδίο με το mark του παραστατικού. Επιλέγετε Αποστολή για ενημέρωση της πλατφόρμας.

 

·         Αν πρόκειται να εκδώσετε τώρα το παραστατικό τότε επιλέγετε το κουμπί «Τιμολόγηση» και το πρόγραμμα θα σας μεταφέρει στην φόρμα της κίνησης. Θα επιλέξετε το παραστατικό που θέλετε να εκδώσετε, συμπληρώνετε ημερομηνία, πελάτη και τα είδη που θα τιμολογήσετε και πατώντας f10 το πρόγραμμα αφού στείλει Mydata θα μεταφέρει το mark της κίνησης στη φόρμα συσχέτησης.

 

Επιλέγετε Αποστολή για ενημέρωση της πλατφόρμας.

 

 

Ακύρωση

Σε περίπτωση που θέλετε να ακυρώσετε μια εγγραφή σε όποιο στάδιο κι αν βρίσκεται δίνεται η δυνατότητα να ακυρωθεί ο μοναδικός αριθμός ψηφιακού πελατολογίου. Αυτο σημαίνει ότι θα ακυρωθεί όλη η εγγραφή και θα πρέπει να δημιουργήσετε μια εκ νέου. Σε αυτές τις περιπτώσεις μπορείτε να συσχετίσετε στην αρχική εγγραφή της επόμενης εγγραφής που θα φτιάξετε την ακυρωμένη ώστε να δείξετε ότι αφορά το ίδιο όχημα. Για προβείτε στην ακύρωση Επιλέγετε από τον αριστερό πίνακα με τα αυτοκίνητα το όχημα που θέλετε και πατάτε πάνω αριστερά το κουμπί ακύρωσης. Μόλις γίνει η υποβολή τότε όλες οι εγγραφές του οχήματος θα ενημερωθούν με το Μοναδικό Αριθμό Ακύρωσης.

 

 

Φίλτρα

Ας δούμε τώρα τα φίλτρα της φόρμας. Στις ημερομηνίες προτείνεται όλο το έτος ώστε να βλέπετε όλες τις εγγραφές παρόλαυτα μπορείτε να συμπληρώσετε το διάστημα που θέλετε να βλέπετε.

Δίπλα υπάρχει η κατάσταση μέσω της οποίας εύκολα και γρήγορα μπορείτε να δείτε:

·         Όλες τις εγγραφές

·         Σε αναμονή. Όλα τα οχήματα που βρίσκονται στο στάδιο 1 (με καταχωρημένη αρχική εγγραφή)

·         Σε επεξεργασία. Όλα τα οχήματα που βρίσκονται στο στάδιο 2 δηλαδή στο στάδιο της ενημέρωσης.

·         Ολοκληρωμένα. Όλα τα οχήματα τα οποία έχουν και τα 4 στάδια καταχωρημένα

·         Μη τιμολογημένα. Όλα τα οχήματα που δεν έχουν συσχέτιστεί με κάποιο παραστατικό.